Pro naprostou většinu podniků je v současné době nezbytné zvyšovat kvalitu a efektivitu při současném snižování nákladů. Naproti tomu zvyšující se komplexnost výrobků a služeb způsobuje nárůst požadavků na dokumentaci a řízení výrobního procesu dle norem ISO a počet zpracovávaných dokumentů roste. Klíčovým faktorem se stává rychlost nalezení informace ve velkém objemu dat.

Jednou z cest vedoucích ze začarovaného kruhu je důsledné nasazení elektronických dokumentů s podporou informačního systému pro řízení oběhu dokumentů a správu jejich verzí – document management system (DMS).

I všechny papírové dokumenty mohou být naskenovány a dále zpracovávány jako elektronické. Pro efektivní nasazení v organizacích certifikovaných mj. dle ISO 9001, ISO 20001 a ISO 27001 je nezbytná podpora běžných procesů:

• připomínkování a schvalování dokumentů,
• potvrzení o přečtení dokumentů s opakovaným zasíláním připomínek,
• přezkum dokumentů dle norem ISO,
• řízený přesun expirovaných dokumentů do archivu,
• evidence změn dokumentu (popis revizí),
• procesy automatické kategorizace vstupních dokumentů.

Technologie DMS řeší centrální správu dokumentů, včetně podpory řízení dokumentů pomocí pracovních postupů (workflow). Zaručuje integritu, dostupnost a maximální bezpečnost dat. Kvalitní systémy mají uživatelské rozhraní s intuitivním ovládáním díky vlastnostem HTML5.

Celý systém samozřejmě musí podporovat náhledy, metadata, verzování jednotlivých dokumentů a fulltextové vyhledávání,
včetně indexace obsahu dokumentů. Řízení oprávnění a možnost nasadit různá workflow pro jednotlivá oddělení podniku pak umožňuje zachovat jednoduchost ovládání pro koncové uživatele.

Na trhu najdeme velmi vyspělá řešení i řadu řešení triviálních. My jsme získali velmi pozitivní zkušenost s open source produktem DMS Alfresco doplněným o nadstavbu eDoCat. Podle našeho názoru patří k velmi výkonným systémům s rychlou implementací a překvapivě
dobrým poměrem ceny a výkonu.

Text byl zveřejněn v časopisu IT Systems 5/2012 - PDF ke stažení.

Autor: Ing. Jiří Voves